Ontdek hoe Officd je hybride kantoor moeiteloos laat draaien: van bureaus en vergaderruimtes boeken tot bezoekers ontvangen en serviceverzoeken afhandelen, allemaal in één gebruiksvriendelijke app. Dankzij integraties met Microsoft 365, Google Workspace, Teams en Slack, SSO en een open API werk je in je vertrouwde tools, terwijl dashboards no-shows terugdringen en bezetting en kosten inzichtelijk maken. AVG-proof en schaalbaar, zodat je snel start, grip houdt op capaciteit én de werkdag voor iedereen soepeler maakt.

Wat is Officd

Officd is een modern, cloudgebaseerd platform dat je kantoorleven en hybride werken overzichtelijk maakt door alles rond werkplekken, vergaderruimtes, bezoekers en interne services in één omgeving te bundelen. Met Officd plan je eenvoudig een bureau of ruimte, zie je op een interactieve plattegrond welke plekken vrij zijn en nodig je collega’s of externe gasten uit zonder gedoe bij de receptie. Het platform helpt je facilitaire en IT-processen te stroomlijnen: meld een storingsmelding, volg de status, wijs taken toe en automatiseer terugkerende workflows, zodat je minder tijd verliest aan losse tools en e-mails. Voor HR en teamleads biedt Officd inzichten in bezettingsgraad, no-shows en gebruikspatronen, zodat je betere beslissingen neemt over kantoorcapaciteit en kosten.

Integraties met Microsoft 365, Google Workspace, Slack en Teams zorgen dat je in je vertrouwde tools blijft werken, terwijl SSO (single sign-on) en rolgebaseerde toegangen het inloggen en rechtenbeheer veilig en simpel maken. Dankzij een open API (koppeling waarmee systemen met elkaar praten) koppel je Officd aan bestaande systemen zoals toegang, sensoren of ticketing. Privacy-by-design en naleving van de AVG zijn standaard, met dataminimalisatie en heldere bewaartermijnen. Met de mobiele app check je in, boek je last minute en ontvang je slimme notificaties. Kortom, Officd geeft je grip op je kantoor, verbetert de medewerkerervaring en bespaart tijd en kosten.

Korte definitie en kernidee

Officd is een cloudplatform dat al je kantoor- en hybridewerkprocessen samenbrengt in één simpele hub, zodat je zonder gedoe werkplekken en vergaderruimtes boekt, bezoekers registreert en serviceverzoeken afhandelt. Het kernidee: je geeft iedereen een slim, centraal startpunt voor de werkdag en vervangt versnipperde tools door één vloeiende ervaring. Officd combineert realtime beschikbaarheid met automatisering en duidelijke inzichten in bezetting, no-shows en gebruik, zodat je data-gedreven keuzes maakt over ruimte, kosten en comfort.

Dankzij integraties met je bestaande tools en een schaalbare opzet groeit het mee met je organisatie. Resultaat: minder frictie, meer focus en een kantoor dat zich aanpast aan hoe jij en je team echt werken.

Voor wie is Officd bedoeld

Officd is er voor organisaties die hybride werken serieus nemen en hun kantoor slimmer willen gebruiken. Als je teams deels thuis en deels op kantoor werken, helpt Officd je om werkplekken en vergaderruimtes eerlijk en efficiënt te verdelen. Medewerkers krijgen een eenvoudige tool om te boeken en collega’s te vinden, terwijl teamleads snel zien wie wanneer waar is.

Facility en HR gebruiken Officd om bezetting, comfort en kosten te sturen, en IT waardeert het omdat het veilig integreert met bestaande systemen. Of je nu een scale-up, mkb-bedrijf, corporate met meerdere locaties, coworking-omgeving of onderwijsinstelling bent: Officd schaalt mee en past zich aan jouw processen aan.

[TIP] Tip: Start met een pilot in Officd; automatiseer één repetitieve taak.

Belangrijkste functies en voordelen

Officd verenigt alle onderdelen van hybride werken in één platform, gericht op soepel plannen, veilige toegang en datagedreven sturing. Hieronder de belangrijkste functies met de bijbehorende voordelen en KPI’s.

• Slim boeken en plannen: reserveer bureaus, vergaderruimtes, parkeerplaatsen en lockers via een interactieve plattegrond, met teamzones, capaciteitsregels en terugkerende reserveringen. Voordelen: minder regelwerk, hogere benutting en minder no-shows; stuur op KPI’s zoals bezettingsgraad per zone, boekingssnelheid en no-show-percentage.
• Bezoekers- en servicemanagement: verstuur QR-invites, laat gasten zelf inchecken en ontzorg de receptie; handel IT- en facilitaire verzoeken af via tickets en geautomatiseerde workflows met taken en meldingen. Voordelen: snellere issue-oplossing en betere gastbeleving; monitor KPI’s zoals ticketdoorlooptijd, first-time fix en bezoekers-NPS.
• Integraties, beveiliging en inzicht: koppel met Outlook/Google Calendar, Microsoft Teams/Slack, toegangssystemen en sensoren; gebruik SSO en rolgebaseerde rechten; krijg realtime dashboards voor bezettings- en gebruiksdata. Voordelen: hoge adoptie, minder contextswitching en betere beslissingen; volg KPI’s zoals adoptiegraad, bezettingsgraad per locatie en kosten per werkplek.

Met Officd maak je hybride werken praktisch, meetbaar en schaalbaar. Je bespaart tijd en kosten terwijl medewerkers en bezoekers een soepelere ervaring hebben.

Kernfunctionaliteiten

Officd biedt centrale werkplek- en vergaderruimteboeking met een interactieve plattegrond, realtime beschikbaarheid en regels voor teamzones en capaciteit. Slimme check-in en check-out via de mobiele app, QR en sensoren zorgen dat no-shows automatisch worden vrijgegeven. Bezoekersbeheer regelt invites, pre-registratie, badges en meldingen zonder extra tools. Voor supportafhandeling gebruik je service- en ticketingflows met statusupdates, automatische toewijzing en SLA’s.

Integraties met Outlook, Google Calendar, Teams, Slack, toegangssystemen en sensoren geven een tweerichtingssync van reserveringen. Beveiliging is geborgd met SSO, rolgebaseerde rechten en auditlogs. Dashboards tonen bezetting, no-shows, piekuren en trends, inclusief export. Extra’s zijn parkeer- en lockerreservering, wayfinding, voorzieningen en digitale signage. Met een open API en webhooks automatiseer je processen end-to-end.

Voordelen en KPI’s

Met Officd haal je directe winst in efficiëntie, kosten en beleving. Je vermindert no-shows doordat reserveringen automatisch vervallen als niemand incheckt, je verhoogt de bezettingsgraad van bureaus en vergaderruimtes en je bespaart op vierkante meters omdat je precies ziet wat echt nodig is. Belangrijke KPI’s (meetbare prestatie-indicatoren) die je volgt zijn adoptie per team (hoeveel mensen het actief gebruiken), bezettingsgraad per zone, benuttingspercentages van ruimtes, no-showpercentage, check-inrate, gemiddelde afhandeltijd van serviceverzoeken, boekingsdoorlooptijd en kosten per werkplek of per FTE.

Officd geeft je realtime dashboards en automatische alerts, zodat je snel kunt bijsturen op piekuren, schoonmaak, catering en capaciteit. Resultaat: minder verspilling, minder gedoe en een soepelere werkdag voor jou en je team.

[TIP] Tip: Benadruk officd-functies die direct productiviteit verhogen en routinetaken automatiseren.

Starten met Officd in je organisatie

Begin met een korte inventarisatie: welke doelen wil je halen (bijvoorbeeld hogere bezetting, minder no-shows, betere ervaring) en welke KPI’s ga je volgen. Daarna richt je de basis in: gebouwdata en plattegronden uploaden, ruimtes, bureaus en voorzieningen aanmaken, boekingsregels en teamzones bepalen en rollen en rechten instellen. Koppel SSO zodat iedereen met het bestaande bedrijfsaccount inlogt en activeer integraties met Outlook of Google Calendar, Teams of Slack, plus eventueel toegangssystemen en sensoren. Check meteen de AVG-aspecten: dataminimalisatie, bewaartermijnen en een duidelijke verwerkersafspraak.

Start vervolgens met een pilot van een of twee afdelingen, verzamel feedback en verfijn je instellingen voor je breder uitrolt. Maak een simpel adoptieplan met heldere communicatie, korte video’s of in-app tips, en wijs key users aan die collega’s helpen. Plan support en beheer in: wie is eigenaar, hoe handel je tickets af, welke rapportages bekijk je wekelijks. Reken op een doorlooptijd van circa twee tot zes weken, afhankelijk van complexiteit, integraties en de snelheid van besluitvorming.

Implementatiestappen

Start met het scherp krijgen van je doelen en scope, kies een klein startgebied en stel een projectteam samen. Verzamel en valideer je gebouwdata: plattegronden, zones, bureaus, ruimtes en voorzieningen. Richt basisinstellingen in zoals boekingsregels, teamzones, openingstijden en rollen/rechten. Koppel SSO (eenmalig inloggen) en activeer integraties met Outlook of Google Calendar, Teams/Slack, toegang en sensoren. Check AVG-items: dataminimalisatie, bewaartermijnen en een duidelijke verwerkersafspraak.

Start een pilot met een paar teams, verzamel feedback, optimaliseer check-inflows, notificaties en rapportages. Bereid adoptie voor met korte communicatie, in-app tips en key users die vragen opvangen. Plan je go-live per locatie, monitor KPI’s als bezetting en no-shows, en stuur wekelijks bij. Leg beheer vast: wie beheert data, wie handelt tickets af en hoe rol je updates gecontroleerd uit.

Integraties, vereisten en AVG

Officd koppelt soepel met je bestaande stack, zoals Microsoft 365 en Google Workspace voor agenda’s en e-mail, Teams en Slack voor communicatie, toegangssystemen en bezettingssensoren voor automatische check-ins. Je gebruikt SSO (eenmalig inloggen) via Azure AD/Entra ID, Google of Okta, en SCIM (automatische provisioning) voor het aanmaken en uitfaseren van accounts. Technisch heb je alleen een moderne browser, iOS of Android app, kalenderrechten en basisnetwerktoegang nodig; optioneel whitelist je IP’s en configureer je webhooks of de open API voor maatwerk.

Officd hanteert privacy-by-design met dataminimalisatie, versleuteling in transit en at rest, rolgebaseerde rechten en auditlogs. Je stelt bewaartermijnen per datatype in, kiest Europese dataopslag en sluit een verwerkersovereenkomst, zodat je AVG-compliance aantoonbaar geregeld is.

Kosten en licenties

Officd hanteert een helder licentiemodel, meestal op basis van actieve gebruikers per maand, met staffelkorting zodra je opschaalt. Je kiest vaak uit pakketten met oplopende functionaliteit; SSO, auditlogs en geavanceerde rapportages vallen doorgaans in hogere tiers. Add-ons voor bezoekersbeheer, sensoren, digitale signage of premium support voeg je naar behoefte toe. Facturatie verloopt meestal jaarlijks, met de optie om maandelijks te starten tijdens een pilot.

Eenmalige kosten voor implementatie, onboarding en plattegrondinrichting hangen af van complexiteit en aantal locaties. In elke licentie zit toegang tot web en mobiele app, kalenderkoppelingen en standaard API’s. Maak je businesscase door licentiekosten af te zetten tegen besparingen op vierkante meters, lagere no-shows en minder beheeruren; zo zie je snel of een upgrade rendeert.

[TIP] Tip: Start met een pilotteam en definieer processen in Officd.

Tips, best practices en veelgemaakte fouten

Zorg eerst voor een helder doel en een paar scherpe KPI’s, zodat je keuzes rond boekingsregels, check-invensters en notificaties daarop kunt afstemmen. Houd je plattegronden en data schoon: actuele zones, duidelijke naamgeving en voorzieningen per ruimte voorkomen frustratie en zoekwerk. Koppel direct met je agenda’s en activeer SSO, stel rollen en rechten simpel in en test met een pilotteam voordat je breder uitrolt. Communiceer kort en vaak, laat zien wat erin zit voor je collega’s en geef key users autonomie om kleine instellingen zelf te finetunen. Leg een no-showbeleid vast dat eerlijk maar effectief is, bijvoorbeeld automatische vrijgave en een zachte reminder.

Vergeet privacy niet: werk dataminimaal, zet bewaartermijnen per datatype en documenteer een DPIA (korte risicoanalyse van gegevensverwerking) als dat nodig is. Veelgemaakte fouten zijn overconfiguratie, te veel uitzonderingen per team, uitstel van besluitvorming, onvoldoende training en het negeren van dashboards, waardoor je kansen mist om bij te sturen. Plan maandelijks een korte review op bezetting, no-shows en feedback, voer kleine verbeteringen door en schaaf doorlopend aan je processen. Zo houd je Officd licht, relevant en prettig in gebruik, en pluk je blijvend de vruchten in efficiëntie en ervaring.

Best practices voor dagelijks gebruik

Plan je kantoordag in Officd zodra je weet wanneer je komt, kies je favoriete zone en voeg voorzieningen toe die je echt nodig hebt, zoals scherm of stilteplek. Sync je boeking met je agenda, nodig collega’s of gasten direct mee uit en zet notificaties aan, zodat je herinnerd wordt aan je check-in. Check op tijd in via de app of QR en annuleer als je plannen veranderen, dan voorkom je no-shows en maak je plek vrij voor anderen.

Gebruik de plattegrond om teamgenoten te vinden, markeer veelgebruikte ruimtes als favoriet en meld storingen of wensen meteen via een serviceverzoek. Houd je profiel en werkvoorkeuren actueel, respecteer teamzones en boek niet langer dan nodig. Zo blijft Officd snel, eerlijk en prettig voor iedereen.

Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt

Een veelgemaakte fout is starten zonder heldere doelen en KPI’s, waardoor je instellingen willekeurig aanvoelen en adoptie achterblijft. Je voorkomt dit door vooraf te bepalen wat je wilt verbeteren en je boekingsregels daarop te baseren. Rommelige plattegronden en verouderde data zorgen voor frustratie; houd zones, voorzieningen en naamgeving strak en eigenaarschap duidelijk. Overconfiguratie met uitzonderingen per team maakt het traag; kies simpele regels en test in een korte pilot.

Vergeet check-inbeleid niet: zet automatische vrijgave en reminders aan om no-shows te beperken. Laat SSO en agenda-integraties vanaf dag één draaien, plan korte training en communicatie, en wijs key users aan. Monitor dashboards wekelijks, stel bewaartermijnen in en pas klein bij voor blijvende verbetering.

Alternatieven en wanneer je Officd niet kiest

Onderstaande vergelijking helpt je bepalen in welke situaties je beter voor een alternatief kiest in plaats van Officd, op basis van je doel, bestaande stack en compliance-eisen.

Kies een alternatief boven Officd wanneer je sterk leunt op een bestaand ecosysteem (Microsoft/Google) of wanneer je een gespecialiseerd domein (projectportfolio of softwareontwikkeling) bedient. Maak de keuze op basis van compliance-eisen, gewenste workflowdiepte en adoptiesnelheid.

Officd is breed, maar soms past iets anders beter. Heb je alleen simpele kamer- of bureaureserveringen nodig, dan volstaat Outlook/Google Agenda of Microsoft Places. Voor pure ruimteplanning met laag budget zijn Skedda of Robin goede opties, en voor bezoekers kun je Envoy gebruiken. Werk je vooral met een facilitair beheersysteem (FMIS/CAFM, een platform voor gebouwen en assets) of wil je on-premise draaien, kijk dan naar Planon of Archibus.

Zoek je vooral IT-serviceprocessen, dan ligt ServiceNow dichterbij. In coworking-omgevingen werken Nexudus of Spacewell goed. Kies Officd juist niet als je vaste zitplekken hebt, geen hybride beleid voert, strikte no-cloud eisen hebt of nul behoefte aan bezettingsdata en automatisering. In die gevallen is eenvoud goedkoper en sneller.

Veelgestelde vragen over officd

Wat is het belangrijkste om te weten over officd?

Officd is een platform voor werkplek- en resourcebeheer dat desk booking, vergaderruimtes, bezoekersregistratie en analytics centraliseert. Ontworpen voor HR, facilitair, IT en teamleads die hybride werken willen optimaliseren met inzicht in bezetting, kosten en productiviteit.

Hoe begin je het beste met officd?

Begin met heldere doelen en KPI’s (bezetting, no-shows, tijdswinst). Start een pilotlocatie, betrek HR/IT/FM, configureer SSO en rechten, koppel agenda’s (Microsoft 365/Google), importeer ruimtes/desks, train ambassadeurs, plan communicatie, evalueer en schaal gefaseerd.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij officd?

Veelgemaakte fouten: te snel uitrollen zonder pilot, onduidelijke eigenaar, overslaan van change management, onjuiste plattegronden/data, geen privacy-by-design of DPIA, beperkte integraties, lage adoptie door ontbrekende training, en KPI’s niet monitoren of bijsturen.